短期滞在ビザの代理申請機関って何?個人情報は大丈夫?

短期滞在ビザの代理申請機関って何?個人情報は大丈夫?

海外で暮らす友人や彼氏・彼女、親族、取引先を日本へ短期間(90日間以内で)招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。このビザは俗に観光ビザ短期ビザとも呼ばれます。

そして、短期ビザの申請書類の提出方法は、大きくふたつに分かれます。ひとつは申請人(来日する人)が大使館へ直接書類を持って行く方法、もうひとつは代理申請機関と呼ばれる場所へ書類を持参する方法です。

なお、この方法は国や地域ごとによって細かく指定されています。つまり自分で提出方法を選択することができません(一部の国を除く)。提出先がよく分からないまま手続きを進めてしまうと、あっちに行きこっちに行きと、余計な時間・費用がかかってしまいます。

そのため当記事では、短期ビザにおける代理申請機関について詳しく解説・説明していきます。また最後に個人情報の取り扱いについても触れていますので、気になる方は是非読み進めて参考にしてください。

代理申請機関とは

大使館・総領事館に代わって申請を受け付ける機関

短期ビザは外務省管轄、すなわち海外にある日本大使館・総領事館に審査の権限が与えられているため、申請人(来日する人)が申請書類を持って直接日本大使館や総領事館へ出向くのが通常の流れとなります。実際、ほとんどの国・地域では代理申請機関を通さずに申請する方法を採用しています。

申請人
申請書類を持ってきました!
大使館・領事館
確かに書類を受理しました

しかし、一部の国では窓口の混雑解消や利便性向上のため出張所のようなものを設置しており、それを一般的に代理申請機関といいます。現地の旅行代理店内ビザ申請センターと呼ばれる窓口で書類の提出を済ますことができ、審査の結果も代理申請機関を通じて行われます。

代理申請機関設置国について
中国、インド、スリランカ、タイ、フィリピン、ベトナム、ブラジルの一部地域にて代理申請機関が設置されています(2017年8月現在)

審査は大使館・総領事館が行います

ただ、代理申請機関は審査を行う権限まで与えられているわけではないので、役割としては預かった申請人(来日する人)の書類をそのまま大使館・総領事館へ送付し、返ってきた審査の結果を報告するにとどまります

ここで注意したいのは、大使館・総領事館が審査を行うといっても、最低限必要になる資料や書類が用意されていなければ、その場で受付を拒否されるという点です。その際は代理申請機関職員の指示に従い、どの書類に不備があったのかをきちんと確認しましょう。

代理申請機関
この書類とこの書類を整えてからまた来てください

なお、代理申請機関の中にはビザ発給手数料のほか、申請取次ぎに係る手数料が必要になるケースもあるため、金額が気になる方は事前に調べておきましょう。

代理申請機関でのトラブル

正規の代理申請機関を選びましょう

正規の代理申請機関とは、日本大使館・総領事館が公表している申請機関のことをいいます。各国の日本大使館・総領事館のWebサイトに一覧で掲載されていますので、提出前に一度目を通し、一番近くにある旅行代理店・ビザ申請センターへ足を運ぶようにしましょう。

もし仮に、大使館・総領事館の承認を受けていない非正規の申請機関へ書類を預けてしまうと、法外な手数料を要求されるだけでなく、申請書類そのものが外部に出回り悪用されるケースも想定されるため、

代理申請機関?
ここで申請すれば早く許可が下りるよ、確実にビザが取得できるよ!

などの誘惑には乗らないように注意してください。代理申請機関によって許可率が上下したり、審査の日数が短縮されることはありません。

詐欺サイトや偽装メールに注意

これは代理申請機関に限った話ではありませんが、日本政府や日本大使館を装ってプライベートな情報やお金を騙し取る詐欺サイト・偽装メールが散見されます。

内容としては、ビザ・査証を受け取るために雇用証明書のスキャンデータをそれっぽいアドレス(xxxxxxx@jpn-emb.tokyoなど)に添付・送信させるよう誘導するものなど多岐にわたりますが、原則短期ビザの申請において第三者が介入することはありません。

代理申請機関を通していないならば大使館・総領事館からのみ、代理申請機関を通して申請したならば大使館・総領事館と申請先の代理申請機関からしか連絡は来ませんので、焦って騙されないよう気を付けてください。

代理申請機関での個人情報の取り扱いについて

正規の手続きであれば心配ありません

今回初めて申請される方にとって、自分の個人情報が海外でどう扱われているかは非常に気になるところではないでしょうか。

私の住民票や戸籍謄本が海外で悪用されていないだろうか……

勿論、審査を行う日本大使館・総領事館は日本の役所(在外公館)であるため、招へい人(招待する人)や身元保証人の個人情報は行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律を根拠として適切かつ厳しく管理されます。

行政機関における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とするもの

そして、日本大使館・総領事館が承認した代理申請機関においても上記の法律は適用されます。

行政機関の長は、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならず、行政機関から個人情報の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。―第6条(安全確保の措置)より抜粋

以上のことからも分かるように、外務省や大使館が公表している手順できちんと申請を行えば、個人情報が外部に漏れることはありません。

一方で、裏を返せば大使館・総領事館から承認を受けていない非正規の代理申請機関や、関係のない現地の業者などを通して短期ビザを申請した場合、個人情報が漏えい、悪用される可能性が高まるともいえます。

あなたの個人情報をしっかり守って短期ビザを取得するためにも、定められたルールを守って申請することが大切です。

まとめ

  • 代理申請機関は国・地域ごとに定められている
  • 正規の代理申請機関で書類を提出しましょう
  • 個人情報はきちんと管理されています
代理申請機関の対応は不透明な部分も多く、きちんと申請書類を準備したが担当者レベルで受理されなかったという声も少数ながらございます。

この申請内容ではそもそも許可の見込みがないから断られたのか、はたまた担当者の勘違いで断られたのかは私には判断がつきませんが、代理申請機関でトラブルがあった際は直接管轄の大使館や総領事館に問い合わせてみるのもひとつの方法として知っておきましょう。