短期滞在ビザの代理申請機関と個人情報について

短期滞在ビザの「代理申請機関」とは?

短期滞在ビザ申請における書類の提出方法は、大きくふたつに分けられます。

ひとつは現地の日本大使館・総領事館へ直接持参する方法、もうひとつは代理申請機関を経由して提出する方法です(下図参照)。

日本大使館・総領事館代理申請機関来日する外国人

なお、これらの方法は国や地域ごとに指定されており、ごく一部の国を除いて各自で提出方法を選択できません。事前に提出先を把握し、余計な時間・費用をかけずに済ませましょう。

この記事では、短期滞在ビザにおける代理申請機関をテーマに解説しています。

当記事内に誤解を招く表現がございましたので、2020年1月に修正を加えています。
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代理申請機関とは

俗にエージェントとも呼ばれています。

大使館等に代わり申請を受理する機関

短期滞在ビザは外務省が管轄しており、各国にある日本大使館・総領事館が審査を行います。

日本大使館
私たちがビザの許可・不許可を判断します

そのため、申請人1が直接、日本大使館や総領事館の窓口へ申請書類を持参するのが通常の流れです。実際、大半の国・地域では代理申請機関を通さずに直接申請する方法を採用しています。

1 来日を希望する外国人のことを申請人といいます
申請人
申請書類一式を持ってきました
日本大使館
確かに申請書類を受理しました

しかし、一部の国では混雑解消や利便性向上のため、大使館や総領事館とは別に受付窓口を設置しており、そういった機関を一般的に代理申請機関といいます。

代理申請機関は、現地にある旅行代理店ビザ申請センターと呼ばれる施設を指すことが多く、当機関を設置している国・地域では大使館・総領事館に出向くことなく手続きが完了します。

申請人
申請書類一式を持ってきました
代理申請機関
大使館等に代わって申請書類を受理しました
許可・不許可の通知も一般的に代理申請機関を通じて行われます。
主な代理申請機関設置国
中国、フィリピン、ベトナム、タイ、スリランカ、インド、インドネシア、ブラジルの一部地域

審査は大使館や総領事館が行う

代理申請機関は審査の権限まで付与されていません。あくまでも、受理した申請書類を管轄の大使館・総領事館へ送付し、返ってきた審査結果を通知するにとどまります。

ただ、申請に最低限必要となる資料が揃っているかどうかのチェックは代理申請機関側で行われます。添付書類が不足していると、その場で受理を断られる可能性もあります。

代理申請機関
この書類とこの書類を揃えてからまた来てくださいね
代理申請機関によっては、大使館等にはない独自のルールを設けているところもあります。

なお、手数料に関しては代理申請機関によって異なります。金額が気になる方はWebサイト等で事前に調べておきましょう。

代理申請機関でのトラブル

申請時の注意事項について紹介します。

正規の代理申請機関を選びましょう

正規の代理申請機関とは、日本大使館・総領事館が公表している機関のことをいい、各国の日本大使館・総領事館のWebサイトに一覧で掲載されています。

提出前に一度目を通し、一番近くにある旅行代理店・ビザ申請センター2へ足を運んでもらうようにしましょう。

2 国・地域によっては1ヵ所しか窓口がないところもあります

もし仮に、大使館等の承認を受けていない非正規の申請機関へ提出してしまうと、法外な手数料を要求されるだけでなく、申請書類そのものが外部に出回り悪用されるケースも想定されます。

代理申請機関?
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審査がなされる以上、100%はあり得ません。また代理申請機関によって審査期間が大幅に短縮されることもありません。

詐欺サイトや偽装メールに注意

代理申請機関に限った話ではありませんが、日本政府や日本大使館を装ってプライベートな情報や手数料を騙し取る詐欺サイト・偽装メールも散見されます。

内容としては、ビザ(査証)を受け取るために書類のスキャンデータをそれらしいアドレス3に添付・送信させるよう誘導するものなど多岐にわたります。

3 ********@jpn-emb.tokyo,など
不審に感じた場合は、現地の日本大使館・総領事館へ確認を取るようにしましょう。また、代理申請機関以外の第三者から連絡が入った際にも注意が必要です。

個人情報の取り扱いについて

私の住民票や戸籍謄本は悪用されませんか?

審査を実施する大使館・総領事館は、海外にありますが日本の行政機関(在外公館)であるため、招へい人や身元保証人、申請人などの個人情報は行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律4に基づき適切に管理されます。

4 行政機関における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、行政の適正かつ円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とするもの
代理申請機関においては、個人情報等の保護につき、適切な管理体制が確保されていると日本大使館が判断した窓口に対してのみ承認が付されており、万が一不適当な行為が発覚した場合は、大使館等に対して責任を負います。

まとめ

  • 代理申請機関は国・地域ごとに定められている
  • 正規のエージェントを利用しましょう
  • 個人情報は適切に管理されます

代理申請機関の対応は不透明な部分も多く、きちんと申請書類を準備したが担当者レベルで受理されなかった、余分な資料や捺印を求める、といったケースもごくまれにあります。

いずれにせよ、代理申請機関でトラブルがあった際は直接、管轄の大使館・総領事館に問い合わせてみるのもひとつの方法として知っておきましょう。

この記事を書いた事務所

行政書士ループ法務事務所

行政書士ループ法務事務所

就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。

ビザ申請は書類作成や確認事項が多くて
ウンザリですよね。

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