海外の取引先やビジネスパートナーを短期間(90日間以内で)日本へ招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。
そして、日本側で身元保証機関を立てる場合は、身元保証書の作成・提出が必須になります。
この記事の目次
身元保証書のおさらい
身元保証書は、“来日した外国人の身元をどの機関が保証するのか”を明らかにした書類です。
- 招へい人/機関招待する人/会社
- 身元保証人/機関面倒をみる人/会社
短期商用ビザでビジネスパートナーを招待する場合は、上記ふたつの役割を日本側で担うことになり、後者の2を務める機関の代表者等が、身元保証書に署名・捺印をします。
身元保証書の書き方
実際に現地へ提出する身元保証書の見本です。
(1)から(12)まで番号をふっているので、順番に見ていきましょう。
1. 作成年月日
書類を作成した日付を記入します。有効期限は原則3ヵ月間なので注意してください。
作成した日付と申請する日が3ヵ月以上空いてしまう場合は書類を作成し直しておきましょう。
2. 申請先の大使館・総領事館
審査を依頼する大使館または総領事館の正式名称1を記入します。
ミャンマー国籍の取引先・ビジネスパートナーを招待するのであれば「在ミャンマー日本国大使殿2」となります。
領事館の管轄区域について
中国やベトナム、インドネシア、ロシアなどにお住まいの方は、居住地域によって管轄の総領事館が異なります。
記入の際は必ず外務省Webサイトを参考にしてください。
3. 来日する人の国籍
来日する取引先やビジネスパートナーの国籍を記入します。
4. 来日する人の職業
来日する取引先やビジネスパートナーの職業3を記入します。
5. 来日する人の氏名・性別・人数
来日する取引先やビジネスパートナーの氏名・性別・人数をそれぞれ記入してください。氏名は相手方のパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入します。
複数人呼ぶ場合は？
来日する外国人が複数名いる場合は、代表者4の情報を入力し、代表者以外の人数を「ほか＊名」というかたちで記載します。1名のみの招待の場合は「ほか0名」と入力しましょう。
6. 来日する人の生年月日・年齢
来日する取引先やビジネスパートナーの生年月日・年齢を記入します。メールや口頭で済まさず、きちんと身分証明書なども確認しておきましょう。
たった1年間のズレ・書き間違いがあっただけでも、書類の信用力は落ちてしまいます。
7. 身元保証機関の所在地
身元保証機関の郵便番号と所在地を記入します。丁目や番地を省略せず、登記簿謄本5に記載されているとおりに入力してください。
本店と実際の拠点が異なる場合は？
本店所在地と実際の拠点が異なる場合は、拠点が確認できるパンフレットなどを追加で添付しておきましょう。
8. 代表者等の役職
身元保証書に署名・捺印する代表者等の役職を記入します。原則、株式会社であれば「代表取締役」、合同会社であれば「代表社員」と記載してください。
9. 代表者等の署名・捺印
保証人自筆の署名と捺印が必要です。
署名・捺印欄以外はパソコンなどで打ち込んで印刷しても問題ありませんが、この項目は自筆の署名6と捺印が求められます。
署名できる人
原則、署名が認められるのは法人の代表者または登記簿謄本記載の会社役員(取締役)のみとなります。また、捺印は法人実印が望ましいとされています。
10. 生年月日・年齢・電話番号・FAX番号
身元保証機関代表者等の生年月日と年齢を記入します。電話番号とFAX番号に関しては、身元保証機関の番号を書いておきましょう。
11. 申請人との関係
ここでいう「申請人」とは、来日する外国人を指します。
「ビジネスパートナー」や「取引先」など、今回の申請に応じた関係を記載してください。
12. 担当者に関する事柄
あくまでも招待するのは法人、すなわち代表取締役や会社役員です。
ただ、手続きの担当者についてはこの限りではありません。一般従業員が担当者になることも可能です。その際は、手続き担当者の所属先(法人名)・氏名・電話番号などを記入します。
観光とバッティングする場合
商談や打ち合わせを兼ねた日本観光を検討中の場合は、ビジネスがメインなのか、観光がメインなのかをまず決定してください。必要書類の組み合わせが大きく異なります。
招へい機関を担える法人形態
法人格があれば原則申請は可能です。
- 一般社団法人
- NPO法人
- 医療法人，など
個人事業主の場合は、別途会社・団体概要説明書などの書面を準備すれば申請できます。
まとめ
- 原則代表者の署名・捺印が必須
- 一部地域の申請人は管轄に注意
- 2名以上の招待には申請人名簿が必要
身元保証書の書き方：短期商用・研修編について解説しました。
なお、管轄地域がバラバラの場合は申請人名簿が使用できないので注意してください。各大使館・領事館ごとに1部ずつの提出が求められます。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
