短期滞在ビザの「身元保証書」の書き方(短期商用・研修編)

身元保証書の書き方

短期滞在ビザ(観光ビザ)で取引先・ビジネスパートナーを招待する場合、「身元保証書」の作成・提出が必須となります。このページでは、そんな身元保証書の書き方・作成上の注意点を紹介していますので、是非参考にしてみてください。

身元保証書って何?

滞在中の保証人(保証機関)は誰(どこ)なのかを明らかにする書類

短期滞在ビザで海外の取引先・ビジネスパートナーを招待する際、

  1. 招へい人(招待する人または機関)
  2. 身元保証人(面倒をみる人または機関)

の2種類の役割を担っていただく必要があります。

短期滞在ビザの「招へい人・身元保証人」が気をつけたい3つのルール

2017.02.11

後者の(2)に該当する人または機関が「私(弊社)が確かに来日後の面倒をみます」と大使館・領事館側に宣誓する書類のことを「身元保証書」と呼びます。

なお、こちらは書き方に重点を置いたページとなっておりますので、身元保証書の概要について詳しく知りたい方はこちらのページを参照してください。

短期滞在ビザ申請に必要な書類「身元保証書」

2017.03.12

身元保証書の書き方について

実際の身元保証書

身元保証書の書き方

こちらが実際に大使館・領事館へ提出する身元保証書です。
(1)から(12)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

身元保証書の原本は外務省ホームページからダウンロードすることができます。

1.年月日

書類を作成した日付を記入します。

提出書類の有効期限について
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と現地の大使館・領事館または代理申請機関へ提出する日が3ヵ月以上空いてしまう場合、書類を作成し直す必要があります。

2.書類の提出先

書類を提出する大使館または総領事館を記入します。
フィリピンであれば「在フィリピン日本国大使殿」となります。(□にチェックを入れます)

領事官の管轄区域について
中国やベトナム、パキスタン、ブラジル、インド、ロシアなどは取引先・ビジネスパートナーのお住まいによって管轄する総領事館が異なります。記入の際は必ず外務省のホームページを参考にしてください。

3.来日する方の国籍

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの国籍を記入します。

4.来日する方の職業

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの職業を記入します。

5.来日する方の氏名・性別・人数

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの氏名・性別・人数を記入します。
氏名はパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入してください。
また、性別欄のチェック漏れなどがないようご注意ください。

複数人(2名以上)を併せて招待する場合は、別途「申請人名簿」の作成が必要です。

6.来日する方の生年月日

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの生年月日を記入します。
メールや口頭で聞くだけでなく、きちんと身分証明書なども確認しましょう。
たかが1年間のズレ・書き間違いがあっただけでも、書類の信用力は落ちてしまいます。

7.招待する機関の所在地

招待する機関・団体の所在地を記入します。
登記簿謄本に記載されているとおりに記入してください。

謄本に記載されている本店と実際に事業を行っている事業所が異なる場合は、別途その旨を記載した「補足説明書」の作成が必要です。

8.招待する機関の職業

招待する機関・団体の職業を記入します。「法人や会社の職業」と聞いて違和感を覚えるかと思いますが、ここは登記簿謄本に記載されている「目的」から抜粋して記入すればOKです。

9.招待する機関の署名・捺印

自筆の署名と捺印が必要です。
その他の箇所はパソコンなどで打ち込んで印刷しても問題ないですが、ここだけは必ず署名と捺印が必要です。
原則、署名できるのは法人の代表者または登記簿謄本記載の会社役員(取締役など)のみとなります。また、捺印は代表者印が望ましいですが、役職印や会社印、角印でも構いません。

署名欄には「法人名(団体名)+代表者(役員)名+氏名」と記載しましょう。

10.招待する機関の生年月日・年齢・電話番号・FAX番号

ここには、代表取締役(合同会社であれば代表社員)の生年月日と年齢を記載します。

登記簿謄本に記載されている設立年月日と混同しないよう注意してください。

電話番号とFAX番号に関しては機関や団体の番号を記入します。
なお、内線とFAX番号については、ある場合のみ記入してください。なければ空欄のままでOKです。

11.招待する機関と来日する方の関係性

ここでいう「申請人」とは「来日する人」のことです。「ビザ申請人のビジネスパートナー」など、今回の申請に応じた関係を記入してください。

「取引先でもあり友人」といった関係の場合は、「取引先」とだけ記入するようにしてください。

12.担当者に関する事柄

あくまでも招待するのは法人すなわち代表取締役や会社役員になりますが、手続きの担当者に関してはこの限りではありません。広報担当や一般従業員さんが担当者になることも可能です。その際は、別途手続き担当者の所属先(法人名)・氏名・電話番号などを記入していきます。

「担当者電話番号」の欄には、繋がりやすい携帯電話の番号を記載しておくとよいでしょう。また、代表者が手続きの担当者も兼ねる場合は、代表者の所属先(法人名)や氏名などを記載してください。

「商談や打ち合わせも兼ねて日本観光を楽しんでもらいたい」とお考えの場合は、ビジネスがメインなのか観光がメインなのかをまず決めてください。提出しなければならない書類が大きく異なってきます。

まとめ

ここまでざっと身元保証書の作成方法を紹介しました。
見ていただくとわかるように、「こう書けば絶対に大丈夫」という書き方は存在しません。
来日する方や招待する機関それぞれに事情があるため、

  • 自分が書いた書類は大使館・領事館の担当者にどう見られているのか
  • 何の懸念があって審査が進んでいくのか
  • 申請書類同士の矛盾点はすべて解消されているのか

これらをきちんと推量しながら作成を進めていくことが大切です。

また、上記で紹介している「補足説明書」に関しても、必須書類ではありませんが、審査の段階で引っかかりそうな部分を事前に書類で説明しておくことで、書類自体の信用力を高めることができ、許可の確率を上げることにつながります。

自分で作成していて「あれ?」と感じる箇所は必ず審査官も同じように疑問を抱きますので、その都度補足説明書や証明資料を添付するよう努めてください。

なお、今回は株式会社や合同会社を前提として説明・解説しましたが、原則法人格があれば一般社団法人でも、公益財団法人でも、NPO法人でも招待することは可能です。自営業や個人事業主さんの場合であっても、別途追加資料などを準備すれば招待できるケースがあるので、それに関してはまた別の機会にご説明します。