短期滞在ビザの延長・更新申請における「理由書」作成前チェック4つ

短期滞在ビザの延長・更新申請における「理由書」作成前チェック4つ

海外で暮らす親族や交際相手、取引先を短期間(90日間以内で)日本へ招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。このビザは俗に短期ビザ観光ビザとも呼ばれます。

そして短期滞在ビザの取り扱い上、

  • 人道上の真にやむを得ない事情
  • 上記に相当する特別な事情

これらのどちらかが認められると、例外的に延長(更新)許可が与えられます。

今回の記事では、そんな短期ビザの延長・更新申請において必要となる申請理由書の取り扱いについて詳しく解説します。

当記事は理由書の概要・アウトラインについて説明したページとなりますので、具体的な書き方記載方法を知りたい方は下記の記事を参照してください。

短期滞在ビザの延長・更新申請における「理由書」の書き方

2018.05.30

延長・更新申請の理由書とは

正式名称は在留期間更新許可申請理由書といい、申請人(来日している外国人)がビザの延長・更新を希望する理由について詳細に記述した書類のことを一般に理由書、または申請理由書と呼びます。

日本に入国してから現在までの活動を説明する資料(書式自由,具体的に記載願います)

法務省のWEBサイトにも、短期ビザの延長・更新申請の必要書類としてこのような記載があり、上記資料もまた理由書を作成する根拠のひとつだと解されます。

特に短期滞在ビザの延長・更新申請においては、この理由書が非常に重要な役割を担っており、理由書に記述する内容次第で許可・不許可が決定されるといっても過言ではありません。

また先ほどの引用文の中にも「書式自由」とかっこ書きされているとおり、申請理由書の書式についても入国管理局などでは公表されていません。これから延長・更新申請に臨む方は、字数や書き出し、レイアウトについてご自身で考えながら文章を練っていくことになります。

在留期間更新許可申請書にも延長・更新の理由について記述する箇所はありますが、理由書にはその前後関係を踏まえた論理的な文章が求められます。

短期滞在ビザの延長・更新申請の必要書類「在留期間更新許可申請書」

2018.05.15

理由書は誰が作成するのか

短期ビザの延長・更新申請は、外国人本人が在留を希望するかたちになるため、申請理由書も原則申請人(来日している人)の名義で作成します。しかし、申請人(来日している人)が不自由なく日本語の読み書きができるとは考えにくいので、ほとんどのケースでは日本側の協力者身元保証人(あなた)が代筆するかたちになるでしょう。

**の理由で申請人を招待したが、目的の達成にはもう少し時間がかかるので延長したい

本来、短期滞在ビザの延長・更新はこのような過程を経て申請するものなので、通常は理由書に限らず、短期ビザ取得時の招へい人身元保証人が多くの書類を準備・作成することになります。

なお、短期ビザ取得時に招へい経緯書(招へい理由書の別紙)を作成された方については、申請理由書と主格が異なる点に注意が必要です。

  • 招へい経緯書あなたが主格
  • 申請理由書申請人(来日している人)が主格

上記の違いを意識して書類作成にあたってください。要するに「私は」の「私」が意味する人物に変更が生じるということです。

理由書はどこに申請・提出するのか

短期ビザを取得する際の初回申請先(提出先)は、海外にある日本大使館・総領事館1でしたが、今回の延長・更新申請では日本国内にある入国管理局が審査を行います。

1 一部の国・地域では代理申請機関が受付窓口となっています。

つまり、審査の管轄が変わってしまうため、作成する書類や添付資料が変更されている点に注意しなければなりません。なお実際の申請にあたっては、申請人(来日している人)と日本側協力者(あなた)が揃ってお近くの入国管理局へ出向くことが望ましいです。

日本大使館・総領事館は外務省が、入国管理局は法務省がそれぞれ管轄しています。

理由書を作成する前に

虚偽申請はご法度

招へい経緯書の解説記事でも触れていますが、一番のタブーは書類に嘘を記載することです。非常に悪質な行為と判断され、次回以降の短期滞在ビザ申請においても不利な扱いとなるでしょう。

特別な事情を想起させる

冒頭でも記載したとおり、短期ビザの延長・更新申請が許可になるには特別な事情が必須です。そのため、理由書にも更新を希望する背景根拠を正確に伝え、審査官が客観的に見ても納得できるような文面を準備していきます。

なお、一般的に「特別な事情」とは病気・疾患・怪我育児のお世話が該当するため、「同棲生活をもっと楽しみたい」などの理由では許可にならないと考えられます。

申請人
日本観光を満喫するために延長を希望します
入国管理局
それでは特別な事情に該当しませんよ

まとめ

  • 理由書は申請人の名義で作成
  • 許可率を高めるには必須の書類
  • 特別な事情に該当するかどうか

短期ビザの延長・更新申請においては、この理由書の作成が一番のポイントになります。

多くの書類は規定の様式に従って記入していくものがほとんどなので、理由書のような自由形式の書面で、個々の状況に応じた事情をしっかりアピールしていくよう心がけてください。