海外の取引先やビジネスパートナーを短期間(90日間以内で)日本へ招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。
そして、申請にあたって招へい理由書は作成・提出が必ず求められ、審査においても大切な書類のひとつとされています。

この記事の目次
招へい理由書のおさらい

招へい理由書は、“招へい機関が招待に至った目的や経緯を記述する書類”です。
招へい機関=招待する会社なので、このページを見ている貴社が招へい機関に該当します。
申請には2つの方法がある
- 外国側主体で申請書類を準備する
- 日本側の協力者等が申請書類を準備する
外国籍の方が短期滞在ビザを取得し来日するには、主にふたつの方法があります。
そして、短期商用ビザで海外の取引先等を招待する場合は、一般的に2の方法を採用します。日本側の法人が招へい機関を担い、来日後の活動内容や、申請人1との関係性を立証していきます。
招へい理由書の書き方

実際に現地へ提出する招へい理由書の見本です。数次ではなく1次のものを使用します。
(1)から(13)まで番号をふっているので、順番に見ていきましょう。
1. 作成年月日

書類を作成した日付を記入します。有効期限は原則3ヵ月間なので注意してください。
作成した日付と申請する日が3ヵ月以上空いてしまう場合は書類を作成し直しておきましょう。
2. 申請先の大使館・総領事館

審査を依頼する大使館または総領事館の正式名称2を記入します。
仮にミャンマー国籍のビジネスパートナーを招待するのであれば「在ミャンマー日本国大使殿3」となります。
領事館の管轄区域について

中国やベトナム、インドネシア、ロシアなどにお住まいの方は、居住地域によって管轄の総領事館が異なります。
記入の際は必ず外務省Webサイトを参考にしてください。
3. 招へい機関の所在地

招へい機関(貴社)の郵便番号と所在地を記入します。丁目や番地を省略せず、登記簿謄本4に記載されているとおりに入力してください。
本店と実際の拠点が異なる場合は?
本店所在地と実際の拠点が異なる場合は、拠点が確認できるパンフレットや契約書などを追加で添付しておきましょう。
4. 代表者等の署名・捺印

代表者等の自筆署名と捺印が必要です。
署名・捺印欄以外はパソコンなどで打ち込んで印刷しても問題ありませんが、この項目は自筆の署名5と捺印が求められます。
署名できる人
原則、署名が認められるのは法人の代表者または登記簿謄本記載の会社役員(取締役)のみとなります。また、捺印は法人実印が望ましいとされています。
5. 電話番号・FAX番号

招へい機関の電話番号・FAX番号を記入します。電話番号は代表番号でも構いません。
6. 担当者に関する事柄

あくまでも招待するのは法人、すなわち代表取締役や会社役員です。
ただ、手続きの担当者についてはこの限りではありません。一般従業員が担当者になることも可能です。その際は、手続き担当者の所属先(法人名)・氏名・電話番号などを記入します。

7. 来日する外国人の国籍

来日する取引先・ビジネスパートナーの国籍を記入します。
8. 来日する外国人の職業

来日する取引先・ビジネスパートナーの職業6を記入します。

9. 来日する外国人の氏名・性別・人数

来日する取引先・ビジネスパートナーの氏名と性別、人数をそれぞれ記入してください。氏名は相手方のパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入します。
複数人呼ぶ場合は?
来日する外国人が複数名いる場合は、代表者7の情報を入力し、代表者以外の人数を「ほか*名」というかたちで記載します。1名のみ招待する場合は「ほか0名」と入力しましょう。
10. 来日する外国人の生年月日・年齢

来日する取引先・ビジネスパートナーの生年月日・年齢を記入します。メールや口頭で済まさず、きちんと身分証明書なども確認しておきましょう。
たった1年間のズレ・書き間違いがあっただけでも、書類の信用力は落ちてしまいます。
11. 招へい目的

日本へ招待するに至った目的を記入します。
- 取引先であるビザ申請人を日本へ呼び、*に関する打ち合わせ・幣社役員との面談を行うため
- 弊社事務所の見学を通じて、*技術を利用した業務委託に向けての打ち合わせを行うため
12. 招へい経緯

ここにはなるべく「別紙のとおり」と記入してください。
当事務所では、別紙8の作成をおすすめしています。作成しなくても申請は受理され得ますが、一般的には添付することで審査が有利に運ぶとされています。
13. 申請人との関係

- ビザ申請人の取引先
- ビザ申請人の雇用予定企業
- ビザ申請人の雇用元企業の日本本社,など
まとめ
- 招へい機関は日本の法人が担う
- 一部地域の申請人は管轄に注意
- なるべく別紙/経緯書を準備
申請人や招へい機関それぞれに事情があるため、招へい理由書の後半部分は枝分かれしていきます。審査官にどう見られるのかを意識しながら作成にあたってください。