短期滞在ビザの「招へい理由書」の書き方(短期商用・研修編)

招へい理由書の書き方

短期滞在ビザ(短期商用ビザ)で取引先・ビジネスパートナーを招待する場合、「招へい理由書」の作成・提出が必須となります。このページでは、そんな招へい理由書の書き方・作成上の注意点について解説・説明しています。是非参考にしてみてください。

招へい理由書って何?

誰が誰をどういった目的で招待するのかを明らかにする書類

外国籍の方が短期滞在ビザ(短期商用ビザ)を取得するには、

  1. 自分で来日計画を立てて自分で申請する方法
  2. 日本側の協力者とともに申請する方法

上記ふたつの方法があります。通常は、日本側に協力者(招へい人及び身元保証人)がいるということで滞在中の信用力が上がるため、(2)の方が許可は下りやすいとされています。

短期滞在ビザの「招へい人・身元保証人」が気をつけたい3つのルール

2017.02.11
来日する方の国籍や代理申請先の旅行代理店によっては、(1)の方法だと「数十万円以上の保証金がなければ受付しません」と案内される場合もございます。

また、現在このページをご覧になっている方のほとんどが、自分が協力者となって打ち合わせや商談をしたいと考えているかと思われますので、今回は(2)の方法で話を進めます。ちなみに、(1)の方法で申請する場合は、日本側の協力者がいない、すなわち招へい人(招待する人)がそもそもいないということになるので、招へい理由書の作成は不要となります。

なお、こちらは書類の書き方に重点を置いたページとなっていますので、招へい理由書の概要について詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。

短期滞在ビザ申請に必要な書類「招へい理由書」

2017.03.17

招へい理由書の書き方について

実際の招へい理由書

招へい理由書

こちらが実際に大使館・総領事館へ提出する招へい理由書です。
(1)から(13)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

招へい理由書の原本は外務省ホームページからダウンロードすることができます。

1.年月日

書類を作成した日付を記入します。

提出書類の有効期限について
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と現地の大使館・領事館または代理申請機関へ提出する日が3ヵ月以上空いてしまう場合、書類を作成し直す必要があります。

2.書類の提出先

書類を提出する大使館または総領事館を記入します。
フィリピンであれば「在フィリピン日本国大使殿」となります。(□にチェックを入れます)

領事官の管轄区域について
中国やベトナム、パキスタン、ブラジル、インド、ロシアなどは取引先・ビジネスパートナーのお住まいによって管轄する総領事館が異なります。記入の際は必ず外務省のホームページを参考にしてください。

3.招待する機関・法人の所在地

今回招待を行う機関/法人/団体の所在地を記入します。
登記簿謄本に記載されているとおりに記入してください。

謄本に記載されている本店と実際に事業を行っている事業所が異なる場合は、別途その旨を記載した「補足説明書」の作成が必要です。

なお、招へい人と身元保証人が同一(同じ機関・法人が招へい人と身元保証人を担う)の場合、ここは空欄で構いません。

4.招待する機関・法人の署名・捺印

自筆の署名と捺印が必要です。
その他の箇所はパソコンなどで打ち込んで印刷しても問題ないですが、ここだけは必ず署名と捺印が必要になります。
原則、署名できるのは法人の代表者または登記簿謄本記載の会社役員(取締役など)のみとなります。また、捺印は代表者印が望ましいですが、役職印や会社印、角印でも構いません。

署名欄には「法人名(団体名)+代表者(役員)名+氏名」と記載しましょう。

招へい人と身元保証人が同一(同じ機関・法人が招へい人と身元保証人を担う)の場合は、「省略」と記入してください。

5.招待する機関・法人の電話番号・FAX番号

今回招待を行う機関/法人/団体の電話番号・FAX番号を記入します。なお、内線とFAX番号については、ある場合のみ記入してください。なければ空欄のままでOKです。

6.担当者に関する事柄

あくまでも招待するのは法人すなわち代表取締役や会社役員になりますが、手続きの担当者に関してはこの限りではありません。広報担当や一般従業員さんが担当者になることも可能です。その際は、別途手続き担当者の所属先(法人名)・氏名・電話番号などを記入していきます。

「担当者電話番号」の欄には、繋がりやすい携帯電話の番号を記載しておくとよいでしょう。また、代表者が手続きの担当者も兼ねる場合は、代表者の所属先(法人名)や氏名などを記載してください。

7.来日する方の国籍

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの国籍を記入します。

8.来日する方の職業

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの職業を記入します。

9.来日する方の氏名・性別・人数

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの氏名・性別・人数を記入します。
氏名はパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入してください。
また、性別欄のチェック漏れなどがないようご注意ください。

複数人(2名以上)を併せて招待する場合は、別途「申請人名簿」の作成が必要です。

10.来日する方の生年月日

日本に来られる取引先・ビジネスパートナーの生年月日を記入します。
メールや口頭で聞くだけでなく、きちんと身分証明書なども確認しましょう。
たかが1年間のズレ・書き間違いがあっただけでも、書類の信用力は落ちてしまいます。

11.今回の招待の目的

日本へ招待するに至った目的を記入します。目的が複数ある場合(商談&市場調査&挨拶回り&工場見学など)は、メインとなる目的をふたつ程度に絞った方がよいでしょう。

12.招待に至った経緯

ここには必ず、「別紙のとおり」と記入します。そして、「招へい経緯を説明する別紙」を作成します。ここで別紙を作成せずに手を抜いてしまうと、許可の確率はガクっと下がってしまいます。必ず別途独立した書類を作成してください。

13.来日する人と招待する人の関係

ここでいう「申請人」とは「来日する人」のことです。「ビザ申請人のビジネスパートナー」など、今回の申請に応じた関係を記入してください。

「取引先でもあり友人」といった関係の場合は、「取引先」とだけ記入するようにしてください。

まとめ

ここまでざっと招へい理由書の書き方について説明・解説しました。その他の申請書類と同様、「こう書けば絶対に大丈夫」という書き方は存在しないことがお分かりいただけたかと思います。
来日する方、招待する方(身元保証人)にそれぞれ事情があるため、

  • 自分が作成した書類は大使館・領事館の担当者にどう見られているのか
  • 何の懸念があって審査が進んでゆきそうなのか
  • 申請書類同士の矛盾点はすべて解消されているのか

これらを推量しながら作成を進めることが、許可を得るためには必要不可欠です。また、招へい理由書の作成にあたっては、「招へい経緯を説明する別紙」の作成は欠かせません。弊所でも一番時間を割いて作成するのはこの別紙です。

加えて、上記で紹介している「補足説明書」に関しても、必須書類ではありませんが、審査の段階で引っかかりそうな部分を事前に書類で説明しておくことで、書類自体の信用力を高めることができ、許可の確率を上げることにつながります。

自分で作成していて「あれ?」と感じる箇所は必ず審査官も同じように疑問を抱きますので、その都度補足説明書や証明資料を添付するよう努めてください。

なお、今回は株式会社や合同会社を前提として説明・解説しましたが、原則法人格があれば一般社団法人でも、公益財団法人でも、NPO法人でも招待することは可能です。自営業や個人事業主さんの場合であっても、別途追加資料などを準備すれば招待できるケースがあるので、それに関してはまた別の機会にご説明します。