短期滞在ビザの「招へい理由書」の書き方(彼氏彼女・交際相手編)

招へい理由書の書き方

短期滞在ビザ(観光ビザ)で彼氏彼女・恋人を招待する場合、「招へい理由書」の作成・提出が必須となります。このページでは、そんな招へい理由書の書き方・作成上の注意点について解説・説明しています。是非参考にしてみてください。

招へい理由書って何?

誰が誰をどういった目的で招待するのかを明らかにする書類

外国籍の方が短期滞在ビザ(観光ビザ)を取得するには、

  1. 自分で来日計画を立てて自分で申請する方法
  2. 日本側の協力者とともに申請する方法

上記ふたつの方法があります。通常は、日本側に協力者(招へい人及び身元保証人)がいるということで滞在中の信用力が上がるため、(2)の方が許可は下りやすいとされています。

短期滞在ビザの「招へい人・身元保証人」が気をつけたい3つのルール

2017.02.11
来日する方の国籍や代理申請先の旅行代理店によっては、(1)の方法だと「数十万円以上の保証金がなければ受付しません」と案内される場合もございます。

また、現在このページをご覧になっている方のほとんどが、自分が協力者になってあげたいと考えている人だと思われますので、今回は(2)の方法で話を進めます。ちなみに、(1)の方法で申請する場合は、日本側の協力者がいない、すなわち招へい人(招待する人)がそもそもいないということになるので、招へい理由書の作成は不要となります。

なお、こちらは書類の書き方に重点を置いたページとなっていますので、招へい理由書の概要について詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。

短期滞在ビザ申請に必要な書類「招へい理由書」

2017.03.17

招へい理由書の書き方について

実際の招へい理由書

招へい理由書

こちらが実際に大使館・総領事館へ提出する招へい理由書です。
(1)から(13)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

招へい理由書の原本は外務省ホームページからダウンロードすることができます。

1.年月日

書類を作成した日付を記入します。

提出書類の有効期限について
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と現地の大使館・領事館または代理申請機関へ提出する日が3ヵ月以上空いてしまう場合、書類を作成し直す必要があります。

2.書類の提出先

書類を提出する大使館または総領事館を記入します。
フィリピンであれば「在フィリピン日本国大使殿」となります。(□にチェックを入れます)

領事官の管轄区域について
中国やベトナム、パキスタン、ブラジル、インド、ロシアなどは彼氏彼女・恋人のお住まいによって管轄する総領事館が異なります。記入の際は必ず外務省のホームページを参考にしてください。

3.招へい人(招待する人)の住所

今回招待を行う人の郵便番号と住所地を記入します。
住民票に記載されているとおりに記入してください。

現在の住所地と住民票に記載されている住所が異なる場合は、別途「補足説明書」の作成が必要です。「住所の変更を行っていない」または「事情があり、あえて変更手続きを行っていない」方は特に注意してください。

なお、招へい人と身元保証人が同一の場合、ここは空欄で構いません。

4.招へい人(招待する人)の署名・捺印

自筆の署名と捺印が必要です。
その他の箇所はパソコンなどで打ち込んで印刷しても問題ないですが、ここだけは必ず署名と捺印が必要になります。
また、ゴム印やシャチハタは避けましょう。

招へい人と身元保証人が同一の場合は、「省略」と記入してください。

5.招へい人(招待する人)の電話番号・FAX番号

招待する方の電話番号及びFAX番号を記入します。電話番号は携帯でも自宅でもどちらでも構いませんが、可能であれば携帯の番号を書いておきましょう。
なお、内線とFAX番号については、ある方のみ記入してください。なければ空欄のままでOKです。

6.会社などの法人・団体が招待する場合

法人が彼氏彼女・恋人を招待するというケースはほとんどないので、ここは空欄のままで構いません。

「商談や打ち合わせも兼ねて日本観光を楽しんでもらいたい」とお考えの場合は、ビジネスがメインなのか観光がメインなのかをまず決めてください。提出しなければならない書類が大きく異なってきます。

7.来日する方の国籍

日本に来られる彼氏彼女・恋人の国籍を記入します。

8.来日する方の職業

日本に来られる彼氏彼女・恋人の職業を記入します。
無職であれば「無職」と記入してください。

9.来日する方の氏名・性別・人数

日本に来られる彼氏彼女・恋人の氏名・性別・人数を記入します。
氏名はパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入してください。
また、性別欄のチェック漏れなどがないようご注意ください。

複数人(2名以上)を併せて招待する場合は、別途「申請人名簿」の作成が必要です。

10.来日する方の生年月日

日本に来られる彼氏彼女・恋人の生年月日を記入します。
メールや口頭で聞くだけでなく、きちんと身分証明書なども確認しましょう。
たかが1年間のズレ・書き間違いがあっただけでも、書類の信用力は落ちてしまいます。

11.今回の招待の目的

日本へ招待するに至った目的を記入します。目的が複数ある場合(家族への紹介&神社仏閣の観光&文化体験など)は、メインとなる目的をふたつ程度に絞った方がよいでしょう。

12.招待に至った経緯

ここには必ず、「別紙のとおり」と記入します。そして、「招へい経緯を説明する別紙」を作成します。ここで別紙を作成せずに手を抜いてしまうと、許可の確率はガクっと下がってしまいます。必ず別途独立した書類を作成してください。

13.来日する人と招待する人の関係

ここでいう「申請人」とは「来日する人」のことです。申請人が彼氏彼女・恋人であれば「ビザ申請人の交際相手」と記入してください。

「友人以上恋人未満」などの少し込み入った関係の場合、他の提出書類との整合性を図るよう注意してください。

まとめ

ここまでざっと招へい理由書の書き方について説明・解説しました。その他の申請書類と同様、「こう書けば絶対に大丈夫」という書き方は存在しないことがお分かりいただけたかと思います。
来日する方、招待する方(身元保証人)にそれぞれ事情があるため、

  • 自分が作成した書類は大使館・領事館の担当者にどう見られているのか
  • 何の懸念があって審査が進んでゆきそうなのか
  • 申請書類同士の矛盾点はすべて解消されているのか

これらを推量しながら作成を進めることが、許可を得るためには必要不可欠です。また、招へい理由書の作成にあたっては、「招へい経緯を説明する別紙」の作成は欠かせません。弊所でも一番時間を割いて作成するのはこの別紙です。

加えて、上記で紹介している「補足説明書」に関しても、必須書類ではありませんが、審査の段階で引っかかりそうな部分を事前に書類で説明しておくことで、書類自体の信用力を高めることができ、許可の確率を上げることにつながります。

自分で作成していて「あれ?」と感じる箇所は必ず審査官も同じように疑問を抱きますので、その都度補足説明書や証明資料を添付するよう努めてください。