【親族編】短期滞在ビザの招へい経緯書の書き方とルール8つ

【親族編】短期滞在ビザの招へい経緯書の書き方とルール8つ

海外で暮らす配偶者の親族や親戚を短期間(90日間以内で)招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。このビザは俗に親族訪問ビザとも呼ばれています。

そして親族訪問ビザの申請には、申請人(来日する親族)と招へい人(招待する人)・身元保証人の関係性を証明する書類が必須になります。

今回はその中でも、審査の過程で重視される招へい理由書の別紙招へい経緯書の書き方について詳しく解説していきます。

なお、当記事は書類の書き方に重点を置いたページとなりますので、招へい理由書別紙(招へい経緯書)の概要アウトラインについて詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。

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招へい経緯書のおさらい

招へい理由書の別紙(以下、招へい経緯書)とは、文字通り招へい理由書に記載する内容をより詳細に記した説明書のことをいいます。

今回招へいするに至った目的、経緯の詳細について記入してください。本欄に記入しきれない場合は別紙のとおりと記入し、別紙を作成してください。

招へい理由書内にも上記の記載があり、この別紙のとおりという記述が招へい経緯書を作成する根拠といえます。なお、外務省及び大使館・総領事館において招へい経緯書の書式は公表されておらず、字数や書き出し、レイアウトなどに関しても詳しい案内はされていません。

つまり、何もない真っ白の状態からご自身で文章を構築していくことになります。

ここまでが作成に入る前のおさらいです。次の章からは、そんな経緯書の書き方について意識したい箇所を紹介していきます。

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招へい経緯書の書き方

実際の招へい経緯書

招へい理由書別紙・招へい経緯書

こちらが実際の申請で使用する経緯書です。タイトルは別紙(招へい理由書)となっていますが、招へい理由書の別紙であることが判断できれば何でも構いません。もちろん、招へい経緯書でも大丈夫です。

(1)から(8)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

使用する言語について
英語やその国の言語で記載する必要はありません。日本語で作成してください。

(1) 日付・申請先・タイトル・署名

日付、タイトルに関しての説明は割愛しますが、ここで重要になるのは申請先(提出先)です。中国やベトナム、ロシア、タイ、インドネシアなど多くの国・地域では、申請人(来日する親族)の居住地によって管轄の大使館・総領事館が異なります

申請先が不明な場合は相手任せにせず、外務省のWEBサイトを参照し、現地大使館・総領事館へ確認を取っておきましょう。

中国・フィリピン・スリランカなどの一部の国・地域では代理申請機関を経由しての申請となるため、書面上の申請先と実際の提出先が異なります。
代理申請機関大使館・総領事館の代わりに受付窓口となる現地の旅行代理店等の総称

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(2) 最初に申請概要を記載

まず初めに書くべき内容は、今回どういった申請を行うのかがひと目で把握できるようなアウトラインです。

  • 招へい人(招待する人)は誰か
  • 申請人(来日する親族)は誰か
  • 招へい人との関係(親・兄妹・叔父伯母など)
  • 短期滞在査証申請を行うこと
上記4点を明記した上で、招へいに至った経緯を次の段落から説明していきます。

招へい人は申請人(来日する親族)と血縁関係がある方に担ってもらうのが一般的です。外国人妻の親族を呼び寄せる場合は、日本人夫ではなく外国人妻が招へい人となります(原則)。

(3) 書き出しは招へい人の自己紹介から

招へい人がこれまでにどういう過程を経て日本に暮らしているのかを記載します。

  • 結婚ビザで来日して現在に至る
  • 留学ビザで来日して今は就労ビザ
  • 結婚ビザで来日して今は永住ビザ
  • 就労ビザで来日して今は日本国籍(帰化), etc.

個々のケースによって異なりますので、時系列に注意しながら簡潔に伝えていきます。結婚ビザを持って暮らしているのであればいつ誰と結婚したのか、就労ビザであればどこの会社に勤務しているのかなど、基本的な情報は明記しておくのがベターです。

(4) 親族としての交流過程

申請人(来日する親族)とどのように親睦を深めてきたかを記載します。注意したいのは、

招へい人
申請人は私(招へい人)の母親で、××年に私を出産し、

といった事実関係のみに言及する文章です。親族訪問ビザ申請にあたっては、招へい経緯書の他に出生証明書(Birth Certificate)や戸籍謄本などを添付するため、上記の情報はこれらの資料から把握できます。

つまり、各種証明書からは読み取れない、親族だけが知る思い出のエピソード普段の交流頻度などを軸にして書面の内容を検討していくことがポイントといえます。

なぜ交流過程の記述が大切なのか

親族といえども、まったく交流がなければ(交流の過程が見えなければ)大使館・総領事館側もビザの発給をためらいます。残念ながら、初めから仕事をする目的で親族訪問ビザを取得し、そのままオーバーステイになってしまう事例が過去に散見されたからです。

短期滞在ビザは就労活動(アルバイトを含む)が認められません。

そのため、きちんと現在まで関係が続いていること親族間の絆の強さをアピールし、

大使館・領事館
招へい人・身元保証人がしっかり面倒を見てくれそうだ

と審査官が判断できるような交流過程を記載することで許可率を高めていきます。

(5) 招待の目的・理由

来日してから何をするのか何のために招待するのかについて記載します。

家族・親族だから呼び寄せたい、これ以外に理由がいるの?

という気持ちもお察ししますが、なるべく個別具体的に記載しましょう。

  • 観光旅行
  • 育児の手伝い
  • 出産前後のお世話
  • 自宅で団らん
いろいろ目的はあるかと思いますが、ここも経緯書作成の中では重要な項目になります。どれだけ親族間の結びつきが強くても、

大使館・領事館
結局、申請人(来日する親族)は何がしたいの?

と思われてしまえば本末転倒です。しっかりと目的を明記した上で、その理由を伝えていきましょう。

長らく再会できていないから、この機会に日本を観光し思い出を作りたいのです
初めての出産を控え不安に感じているので、身のまわりのお世話をしてもらいたいのです

(6) 滞在期間・日数

次に、申請人(来日する親族)の希望滞在日数を記述します。航空便のチケットを予約しているのであれば入国日や出国日も記載しておきましょう。

滞在日数に関しては、15日30日90日間の3つの枠に振り分けられてビザが発給されることを念頭に置いてください。3週間の滞在予定であれば30日枠、50日間の滞在予定ならば90日枠での審査になります。

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また、(5)で記載した滞在予定の詳細についても記述できればベターです。観光旅行が目的であれば、神社仏閣をメインに巡るのか、あるいは温泉やテーマパーク、ショッピングが中心になるのかなども伝えておきましょう。

(7) 身元保証人の資力

この項目では、身元保証人の収入状況について記述していきます。繰り返しになりますが、招へい人は血縁者に担ってもらうのが一般的なので、

  • 外国人妻専業主婦
  • 日本人夫会社員
上記のケースであれば奥様が招へい人、旦那さんが身元保証人になります。

あくまでも原則です。すべてがこの組み合わせになるとは限りません。

もちろん、外国人妻も仕事をしていて一定の収入があれば、奥様が招へい人と身元保証人を一人二役で受け持つことも可能ですし、やや特殊な方法になりますが、身元保証人を旦那さんと奥様のふたりで担うことも可能です。

このように収入状況・保証力の記載方法は多岐にわたるので既定の書き方は存在しませんが、身元保証人を明記した上で、

身元保証人
これくらいの年収・預貯金(資産)があるので、申請人が来日しても何ら問題ないですよ

という内容が記述できればOKというイメージを持っておいてください。滞在中の生活費や帰国旅費の面倒を見ることができる(面倒を見る意向がある)と大使館・総領事館が判断すれば、許可率はぐっと上がります。

身元保証人の範囲について
日本で暮らす親族からの協力が困難な場合は、血縁関係のない友人であっても身元保証人を担うことが可能です。

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(8) 結び

最後に、

  • 申請人の日本滞在中は招へい人と身元保証人が全責任をもつこと
  • 締めくくりの言葉(今回の申請をよろしくお願いします)
これらの文章を添えればひとまず招へい経緯書としての体裁は整います。

経緯書の例文・サンプルを紹介しない理由

当サイトでは、親族訪問における招へい経緯書の見本は公表していません。その理由は使い回しのリスクです。

この表現はそのまま引用しよう
面倒だからこれのコピペで済ませよう

記載例として公開する以上は、誰もが自由に閲覧でき、また自由に文章を引用することが可能になります。そのため、非常に似通った経緯書が同じ管轄の大使館・総領事館に集まってしまうことが最悪のケースとして想定されます。

こうなってしまうと、誰が元(オリジナル)の作成者か判断がつかなくなるので、申請内容に疑義があるとして多くの申請人が不許可になってしまう可能性もゼロとは言い切れません。

親族訪問ビザ申請において、まったく同じ経緯書は存在せず、必ずどこかで個別の追記や修正が必要になります。せっかく書面の準備を検討しているのであれば、自分の言葉で伝えたほうが双方の関係性や申請のあらましが分かりやすく反映されるでしょう。

まとめ

  • 招へい人と身元保証人を明確に
  • 交流の過程や頻度を中心とした文章展開
  • 滞在日数や活動内容も忘れずに明記

今回紹介した書き方はあくまでも一例に過ぎません。申請の内容や招待する人数、親族の遠近関係(親等)によって審査官がチェックするであろう項目も変わってきます。なおいとこは親族訪問ではなく知人・友人訪問で申請する点に注意が必要です。

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また、分量に関しては1000~1500字あたりがひとつの目安になります。あまりだらだら書き過ぎると招へい目的の核心がぼやけ、また担当官の心証も悪くなるので、A4サイズで1~2枚におさめるのがスマートです。