日本側から招へい人・身元保証人を立てて、友人の短期滞在ビザを取得するには、招へい理由書と呼ばれる書類を準備しなければなりません。
そして、当事務所はビザの許可率を高めるため、招へい理由書別紙の作成を推奨しています。
この記事の目次
招へい経緯書のおさらい
招へい理由書の別紙(招へい経緯書)とは、文字通り招へい理由書に記載する内容をより詳細に記した説明書のことをいいます。
招へい経緯書の根拠
招へい理由書内に下記の記載があり、この別紙のとおりという記述が経緯書を作成する根拠といえます。
今回招へいするに至った目的、経緯の詳細について記入してください。本欄に記入しきれない場合は別紙のとおりと記入し、別紙を作成してください。
別紙の書式はある？
外務省や各国大使館で招へい経緯書の書式は公表されておらず、字数やレイアウトに関しても詳しい案内はありません。
つまり、何もない真っ白の状態から自分で文章を組み立てていきます。
経緯書を作成する前に
招へい理由書の下から2番目の欄には、必ず別紙(招へい経緯書)のとおりと記入しておきましょう。
これで下準備はOKです。なお当サイトでは、わかりやすく説明するため「知人訪問」と「恋人訪問」を区別しています。
招へい経緯書の書き方
実際に提出する理由書別紙の見本です。タイトルは招へい経緯書になっていますが、招へい理由書の別紙であることがわかれば何でも構いません。
1から8まで番号をふっているので、順番に見ていきましょう。
文書作成ソフトは“Microsoft Word”や“Googleドキュメント”を使用してもOKです。
英語やその国の言語で記載する必要はありません。日本語で作成してください。
1. タイトル・作成日・申請先・氏名
タイトルと作成日は割愛しますが、ここで重要になるのは申請先(提出先)です。一部の国・地域1では、来日する友人の居住地によって管轄の大使館・総領事館が異なります。
仮にミャンマー在住の知人を招へいする場合は「在ミャンマー日本国大使殿」と記載します。
代理申請機関について
中国，フィリピン，ベトナム，スリランカなどの一部国・地域では代理申請機関2を経由して申請するため、書面上の申請先と実際の提出先が異なります。
2. 最初に申請概要を記載
冒頭に書くべき内容は、今回の申請概要がひと目で把握できるようなアウトラインです。
- 招へい人(招待する人)は誰か
- 申請人(来日する友人)は誰か
- 招へい人との関係(友人であること)
- 短期滞在査証申請を行うこと
上記4点を明記した上で、招へいに至った経緯を次の段落から説明していきます。また招へい人が一人二役で身元保証人も担う場合は、その旨も記載しておきましょう。
作成後3ヵ月を経過すると原則再提出になります。
例文・サンプル
分量はどれくらいがベター？
各案件にもよりますが、経緯書の分量は「A4用紙2～3枚」がひとつの目安になります。
「1枚に収めるのが良い」という決まりはありません。もちろん、単純な観光などが目的で、それ以上書くことがなければ1枚にまとめてもOKです。
付き合いが長ければその分書ける内容も増えますし、個々人によって分量は増減します。
3. 知り合った過程
招へい人3と申請人(友人)が知り合ったきっかけを具体的に記載していきます。いつ・どこで出会ったのかはもちろん、紹介を受けた場合は誰からの紹介であったかも明記します。
当時のシチュエーションも詳細に記載しましょう。自分の中では当たり前だと思っていても、審査官からするとぼんやりしていることは多々あります。
シチュエーションは大切
例を挙げると、これでは状況描写が不十分です。下記の細かい部分まで審査は入るでしょう。
- お互い観光客として出会ったのか
- 現地ガイドとして同行していたのか
- なぜ海外にいたのか(観光旅行・駐在など)
- ひとりor複数人で行動していたのか
- 屋外または屋内(店内)のどちらで出会ったのか
大使館・総領事館の審査官は、知り合った過程及びその周辺情報から悪質なブローカーや犯罪組織等の介在を確認します。
抽象的な表現はかえって担当官が疑いを持つので、年月や人物名、出会った場所などはできる限り具体的に述べてください。
4. 友人との交流過程
知り合ってからこれまでに築いてきた関係をアピールしていきます。SNS・マッチングアプリで知り合った場合は、何をきっかけに仲良くなったのかを明記します。
また飲食店(パブなど)の従業員と懇意になった場合は、いつ頃連絡先を交換したのかなど、時系列に気を付けながら簡潔に伝えていきましょう。
- 印象に残っている観光地
- 予想外だった出来事
- 普段の交流頻度
- 相手親族との面識の有無
- 招へい人(あなた)の渡航歴
- 相手の来日歴の有無, etc.
招へい経緯書の作成ではこれらの項目が一番のポイントになります。
作成上のコツ
淡々と事実を書くのではなく、大使館側はどこに疑念を抱くのかを意識しながら整えていきましょう。
- 論理の飛躍がないか(納得できる内容か)
- 信憑性が認められるか(具体的なエピソードの有無)
- 申請人に就労意思はないか
特に申請人(友人)の就労意思は要注意です。短期ビザでの仕事は法律で禁じられています。
知人関係の立証資料4を上手く組み合わせながら、ふたりだけが知る思い出のエピソードや親密さを軸にして書面を準備しましょう。
5. 友人を日本に呼ぶきっかけ
あなたが招へい人を担う以上、何かしらの招待に至るきっかけがあったはずです。
友人・知人として交流を重ねる中で、なぜこの人をこのタイミングで日本へ招待しようと考えたのか、その理由を記載していきます。
このような漠然とした理由ではなく、申請人(友人側)から伺った要望や、あなた自身の考えや気持ちを端的に伝えられれば、許可率も比例して高くなるでしょう。
よくあるケース
- 現地で観光案内してもらったお礼として
- 駐在時代の同僚と再会したい, etc.
6. 滞在期間・活動内容
申請人(来日する友人)の希望滞在日数を記載します。航空便のチケットを予約している場合は、入国日や出国日も記載しておけばより親切です。
滞在日数に関しては、15日・30日・90日間の3つの枠に振り分けられてビザが発給されることを念頭に置いてください。
その他ポイント
滞在予定の詳細5についても簡潔に記述できればベターです。
観光旅行が目的であれば、神社仏閣をメインに巡るのか、あるいは温泉やテーマパーク、ショッピングが中心になるのかなども伝えておきましょう。
7. 身元保証人の資力
この項目では、身元保証人の収入状況について記述していきます。
記載する項目
- 身元保証は誰が担うか
- 直近年度の年収額
- 申請人の滞在費や帰国旅費を保証する旨
記載方法は多岐にわたるので決まった書き方はありませんが、このような内容が記述できればOKというイメージを持ってください。
滞在中の金銭面をサポートできると大使館側が判断すれば、許可率はぐっと上がります。
身元保証人の組み合わせ
招へい人、すなわちあなたが定職に就いているなど、安定した生活を送っていると判断できる場合、一人二役で身元保証人も担えます。
諸事情で収入や口座残高の立証が難しいケースでは、近親者(親・兄弟姉妹など)に身元保証を依頼するのが一般的です。
また少し特殊な方法になりますが、身元保証人をふたりで担うことも可能です。
8. 結び
- 申請人の日本滞在中は招へい人/身元保証人が全責任を持つこと
- 締めくくりの言葉(今回の申請をよろしくお願いします)
最後にこれらの文章を添えれば、ひとまず招へい経緯書としての体裁は整います。
例文・サンプル
以上の事情をご勘案いただき、今次申請に格別のご配慮を賜りますようお願い申し上げます。
経緯書例文の全文コピペに注意
色んなWebサイトで知人訪問ビザの経緯書は公開されていますが、全文のコピペは避けてください。
例文や記載例として公開されている以上は、誰でも閲覧や文章の引用が可能になります。そのため、まったく同じ経緯書が同じ管轄大使館・総領事館に集まることも想定されます。
同一の経緯書はない
こうなってしまうと、誰がオリジナルの作成者か判断がつかなくなるので、申請内容に疑いがあるとして不許可を言い渡される可能性もゼロとは言い切れません。
知人訪問ビザ申請において、まったく同じ経緯書は存在せず、必ずどこかで個別の追記・修正が求められます。例文は参考程度にとどめ、なるべく自分の言葉で伝えていきましょう。
超長文も避けましょう
冗長に書き過ぎると、招へい目的の核心がぼやけてしまいます。
当事務所でも、オーバーステイ歴や不法就労歴などの特殊な案件を除き、短期ビザの経緯書で5～6枚を超えることはありません。
担当官の心証4も悪くなる傾向にあるので、特別な事情のない限り、超長文は控えましょう。
まとめ
- 交流の過程や時系列を意識した文章展開
- 招待に至ったきっかけを記載
- 滞在日数や行動内容も忘れずに明記
今回紹介した書き方はあくまでも一例です。個別の申請内容や招待する人数、恋愛関係に発展する可能性などでポイントになる項目も変わります。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
