短期滞在ビザ申請で作成する補足説明書のアウトライン

日本側から招へい人・身元保証人を立てて交際相手や友人、親族の短期ビザを取得する際、申請内容に応じて補足説明書と呼ばれる書類を作成するケースがあります。

なお、補足説明書は大使館等で具体的に公表されておらず、統一的な名称もありません。

この記事では、短期ビザ申請における説明書・補足説明書を解説しています

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説明書・補足説明書とは

一言で表すと、審査官の懸念事項を事前に解消する書類です。

申請には多くの資料が必要

一般的に、申請書類を作成する際は、大使館側の指示通りに資料を整えていきます。

しかし、その途中で書類間に矛盾が生じるときがあります。仮に、AとCの書類がお互いに矛盾し合っているとします。

書類間に矛盾があった場合

どちらの書類を基準にすればいいですか？

このままでは、審査元の大使館・総領事館も上手く情報を汲み取れず、結果的に不許可となる可能性が高くなります。

そういったリスクを防ぐため、AとCに関する補足書類A´を作成するケースがあります。

この「補足書類A´」を説明書・補足説明書といいます。

説明書の作成が推奨される事例

上記のケースが典型例として挙げられます。

なお、これらに該当しているからといって、必ず補足説明書が求められるわけではありません。ただ私たちの経験上、作成したほうが審査上有利になる場合が多いです。

説明書を添付するメリット

短期滞在ビザは原則書面のみの審査です。

そのため、審査官が疑問を抱くであろう部分を事前に説明しておけば、そのまま審査期間の短縮にもつながります。

電話調査や面接などの可能性を下げるという点においても非常に有効です

作成時に意識すべきポイント

大抵のケースは上記4点のいずれかに該当するので、その部分を書類作成の中心に据えます。

書類作成のイメージ

冒頭でも紹介したとおり、書き方や様式に具体的な指定がない点もこの書類の特徴です。

個人の事情によって説明書の内容は異なります。ご自身で書面を準備する際は、下記の3点を意識しながら作成にあたってください。

タイトルは「＊＊に関する説明書」などでOKです。また宛名¹も記入しておきましょう。

補足資料の取り扱い

説明書の内容によっては、A´だけでなく、補足事項をより詳細に説明するため、追加の資料を付け足して「A+A´+α」というかたちでまとめる機会も多くあります。

ケーススタディ

申請人(来日する外国人)は私の自宅ではなく別宅に滞在します

仮にこのような状況で申請する場合、住民票だけでは滞在場所の立証が不十分です。

そのため、別宅に滞在する旨の説明書を作成した上で、疎明資料²として別宅の賃貸借契約書のコピーを添付したほうが書類の信頼性は高くなると考えられます。

補足資料のみ添付するパターン

「B」という書類が必須なのにBが取得できないという状況もよくあるパターンです。

その場合は、取得できなかった合理的な理由を補足説明書に記載した上で、それに代わる資料があれば併せて申請書類に添付します。

諸事情で在職証明書が取得できませんでした

上記のケースであれば、在職証明書が発行されない理由を記載し、代替資料として採用内定通知書や雇用契約書のコピーを添付できればベターです。

まとめ

手当たり次第に補足説明書を添付するのは避けるべきです。資料の訂正・再取得で解決できるのであれば、なるべく説明書を使わずに申請書類を整えましょう。

この記事を書いた事務所

行政書士ループ法務事務所

就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。

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