短期滞在ビザ申請で作成する説明書で知っておきたいこと4つ

短期滞在ビザ申請で作成する説明書で知っておきたいこと4つ

海外で暮らす友人や彼氏・彼女、親族、取引先を日本へ短期間(90日間以内で)招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。このビザは俗に観光ビザ短期ビザとも呼ばれます。

そして短期ビザの申請には、日本側で説明書と呼ばれる書類を作成するケースがあります。

なお、説明書は大使館や総領事館のWebサイトでは公表されていない書類になりますので、統一的な名称はありません。ただ一般的には説明書補足説明書理由書と呼ばれることが多いです。

今回の記事では、そんな説明書の取り扱いについて詳しく解説・説明していきます。

説明書とは何か

説明書をずばり一言で表すと、通常とは異なるイレギュラーな状況が起こっている時に作成するものと言い換えることができます。通常、申請書類を作成する際は、

書類A,B,C,D,E……

と順番に完成させていくのですが、途中で書類間に矛盾(後述)が生じてしまうときがあります。仮に、A,C,Dの書類がお互いに矛盾し合っているとしましょう。矛盾というのはそれぞれに書いてある内容が違うという認識で構いません。

このままでは、提出先の大使館・総領事館も上手く情報を汲み取ることができず、結果的に不許可となる可能性が高くなってしまいます。

大使館・領事館
書類Aと書類Cで違うこと書いてあるけど、どういうこと?

そういったリスクを未然に防ぐため、

書類A,,B,C,,D,,E……

といったように、A,C,Dに関する補足情報を説明する文書(A´,C´,D´)を添付することがあります。これを説明書といいます。単に作成・提出するだけではその書類の意図が理解しにくいケースにおいて、別途作成するものと理解してください。

説明書にはどのような種類があるか

前の章で「書類間の矛盾」と表記しましたが、これからは実際の申請現場においてどのような食い違い・矛盾が起きているのかを説明していきます。

事情に合わせて無数にあるけれど……

便宜上、説明書という名前を付けていますが、書き方や様式に指定がないこともこの書類の特徴です。招へい人・身元保証人として伝えるべきことや、説明したい内容に沿ってイチから作成するため、決まった形式がないことをまず頭の片隅に置いてください。

とはいえ、実際の申請にあたってよく目にするものもあります。

  • 直近で引越しをしている
  • 海外駐在している/していた
  • 取り寄せた書類に誤字脱字がある
  • 外貨預金をしている
  • 就職したばかり(転職・新卒)
  • 別宅で暮らしている
  • 住民票の変更手続きをしていなかった
  • 税金が未納状態になっている
  • 保証人が年金を受給している
メジャーなものを挙げましたが、これらの状況に該当する招へい人・身元保証人はかなりの割合で説明書を作成することになるでしょう。個々人の事情によるので具体的な記載例は紹介できませんが、
  • 誰のどの書類のどの部分が
  • どういう理由で
  • どうなっているのか
最低限これだけカバーできれば説明書としての体裁は整うでしょう。

補足資料を添付する場合もある

説明書の内容によっては、Aに対するだけではなく、補足情報をより具体的に説明するため、追加の資料を付け足して「A+A´」というかたちでまとめる機会も多々あります。

具体例を挙げると、

直近にA市からB市へ引越しをする予定です

という説明書を作成する場合、それを立証できる賃貸借契約書などを添付した方が書類の信頼性は高くなります。

補足資料しか添付しないケースもある

Cという書類を提出しなければならないのに、そもそもCが取得できないという状況もよくあるパターンのひとつです。その場合は、取得できなかった合理的な理由をきちんと記載した上で、それに代わる資料があるのならば併せて提出しましょう。例えば、

転職時期が重なって在職証明書が用意できない……

といった状況であれば採用内定通知書が代替資料になるでしょう。

面倒臭いからなどの理由はNGです。取得できるのであれば時間がかかっても取り寄せるようにしましょう。

まとめ

  • 書類間で矛盾がある場合に作成する
  • 補足資料を追加で添付するパターンがある
  • 補足資料しか追加しない(できない)パターンもある

説明書があるのとないのでは審査の過程で大きく差が出ます。審査官が疑問に感じる部分を事前に説明しておくことで、余計な電話調査面談外務省への照会・審査を避けることができます。

書類を海外へ送付する前に、もう一度記載内容全体を見渡して、食い違っている点がないかチェックしておくことをオススメします。