日本側から招へい人・身元保証人を立てて交際相手や友人、親族の短期ビザを取得する際、申請内容に応じて補足説明書と呼ばれる書類を作成するケースがあります。
なお、補足説明書は大使館等で具体的に公表されておらず、統一的な名称もありません。
この記事の目次
説明書・補足説明書とは
一言で表すと、審査官の懸念事項を事前に解消する書類です。
申請には多くの資料が必要
一般的に、申請書類を作成する際は、大使館側の指示通りに資料を整えていきます。
しかし、その途中で書類間に矛盾が生じるときがあります。仮に、AとCの書類がお互いに矛盾し合っているとします。
書類間に矛盾があった場合
このままでは、審査元の大使館・総領事館も上手く情報を汲み取れず、結果的に不許可となる可能性が高くなります。
そういったリスクを防ぐため、AとCに関する補足書類A´を作成するケースがあります。
この「補足書類A´」を説明書・補足説明書といいます。
説明書の作成が推奨される事例
- 海外に駐在していた
- 取り寄せた書類に誤字脱字がある
- 外貨預金をしている
- 就職したばかり(転職・新卒)
- 別宅で暮らしている
- 住民票の変更手続きを怠っていた
- 税金が未納状態になっている
上記のケースが典型例として挙げられます。
なお、これらに該当しているからといって、必ず補足説明書が求められるわけではありません。ただ私たちの経験上、作成したほうが審査上有利になる場合が多いです。
説明書を添付するメリット
短期滞在ビザは原則書面のみの審査です。
そのため、審査官が疑問を抱くであろう部分を事前に説明しておけば、そのまま審査期間の短縮にもつながります。
作成時に意識すべきポイント
- 住民票住所と現住所が異なる
- 書類上の給与額に相違がある
- 書類に第三者の氏名表記がある
- 必須書類が用意できなかった
大抵のケースは上記4点のいずれかに該当するので、その部分を書類作成の中心に据えます。
書類作成のイメージ
冒頭でも紹介したとおり、書き方や様式に具体的な指定がない点もこの書類の特徴です。
個人の事情によって説明書の内容は異なります。ご自身で書面を準備する際は、下記の3点を意識しながら作成にあたってください。
- 誰のどの書類のどの部分が
- どういう理由で
- どうなっているのか
タイトルは「＊＊に関する説明書」などでOKです。また宛名1も記入しておきましょう。
補足資料の取り扱い
説明書の内容によっては、A´だけでなく、補足事項をより詳細に説明するため、追加の資料を付け足して「A+A´+α」というかたちでまとめる機会も多くあります。
ケーススタディ
仮にこのような状況で申請する場合、住民票だけでは滞在場所の立証が不十分です。
そのため、別宅に滞在する旨の説明書を作成した上で、疎明資料2として別宅の賃貸借契約書のコピーを添付したほうが書類の信頼性は高くなると考えられます。
補足資料のみ添付するパターン
「B」という書類が必須なのにBが取得できないという状況もよくあるパターンです。
その場合は、取得できなかった合理的な理由を補足説明書に記載した上で、それに代わる資料があれば併せて申請書類に添付します。
上記のケースであれば、在職証明書が発行されない理由を記載し、代替資料として採用内定通知書や雇用契約書のコピーを添付できればベターです。
まとめ
- 補足説明書は許可率の向上が見込める
- 書類間で矛盾がある場合に作成
- 補足資料を添付するパターンもある
手当たり次第に補足説明書を添付するのは避けるべきです。資料の訂正・再取得で解決できるのであれば、なるべく説明書を使わずに申請書類を整えましょう。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
