海外で暮らす交際相手や親族、友人を短期間(90日間以内で)日本へ招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。
そして、日本側から招へい人・身元保証人を立てる際、一部の大使館等では必要書類として「在職証明書」が指定されています。
この記事の目次
在職証明書の取り扱い
当事務所は、在職証明が不要な国であっても提出を推奨しています。
在職証明書が必須の国
職業証明資料は、すべての日本大使館・総領事館が求めているわけではありません。
必須としている国・地域は一部1に限られており、多くの国では参考資料程度の扱いです。
なるべく提出しましょう
在職証明書の添付は社会的信用のアピールにつながります。
また証明書の記載内容によっては、正社員等の勤務形態や在籍年数も明記されるため、身元保証人としての妥当性も伝えられます。
在職証明書の見本
実際の申請で提出する「在職証明書」の見本です。
なお、会社役員や個人事業主に該当する身元保証人は、在職証明書を準備してはいけません。別の書類を準備する必要があります。
職業証明資料の名称
このページでは職業を証明する書類のことを「在職証明書」と呼んでいますが、発行元によって名称は異なります。
- 在職証明書
- 在籍証明書
- 雇用証明書
- 勤務証明書
多くの場合は、上記いずれかのタイトルになっています。
在職証明書の発行元
在職証明書はあなたの勤務先で取得できます。
自分で作成する書類ではないので注意してください。担当部署へ発行を依頼しましょう。
提出先を求められた場合
在職証明書の宛名が必要な場合は、管轄となる大使館・総領事館の名称を記入します。
上記の順番で宛名を確認してください。なお、書式や記載項目などは法令で厳密に定められておらず、企業によって異なります。
何が記載されていればOKか
- あなたの氏名
- あなたの住所
- あなたの勤務地・所属部署
- あなたが在籍している旨の記載
- 書類が発行された日付
- 勤務先の所在地
- 勤務先の電話番号
- 勤務先の名称
- 代表者などの氏名
- 勤務先の印鑑
これらの項目を満たしていれば、短期ビザ申請に使用する在職証明としては十分です。
勤務地や所属部署の情報は必ずしも求められません。
住民票との齟齬について
在職証明書を取得したあとは、併せて提出する資料との間に矛盾がないかを確認しましょう。
住所変更の届け出を忘れていたために、住民票上の住所と異なる居住地で発行を受けているケースが散見されます。
在職証明書の有効期限は3ヵ月です。期限が失効した場合は再取得してください。
被雇用者以外のケース
通常、在職証明書を取得できるのは会社員などの“雇用されている人”に限定されます。
つまり会社経営者や個人事業主は在職証明書“以外”の書類を準備しなければなりません。
経営者・会社役員の場合
原則、法人の代表者は従業員に該当しないため、在職証明書自体発行されません。仮に発行したとしても、自分で自分の職業を証明する無意味な資料になってしまいます。
会社役員が職業証明を行う際は、法人登記簿謄本2を代わりに取得・提出します。
個人事業主の場合
フリーランスや法人登記を行っていない自営業者さんも前項と同様です。
自分で事業主だと証明しても意味がないため、以下の資料を在職証明書の代わりに提出します。
- 確定申告書控のコピー
- 営業許可証のコピー
無職の場合
諸事情で仕事に就いていない人に関しては、提出できる資料がないのでなしで構いません。
申請書類の職業欄も空白にせず「無職」と記入しておきましょう。
まとめ
- 会社員/公務員は勤務先から取得
- 会社役員/法人代表者は登記事項証明書を準備
- 個人事業主は確定申告書控えを準備
在職証明書は主に身元保証人が用意する書類ですが、仮に招へい人も就業しているのであれば、招へい人の在職証明書もなるべく準備しましょう。
また招へい人が学生の場合は、在学証明書を添付すれば審査で有利になることもあります。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
