短期滞在ビザで複数名の外国人を招待するには、申請人名簿と呼ばれる書類が必要になります。
名前のとおり、同伴者全員分のリストが申請人名簿に相当しますが、離れた地域で暮らしている方や、国籍の異なる方を併せて招待する場合には注意が必要です。
この記事の目次
申請人名簿とは
来日する外国人全員分の個人情報が記載された書類を「申請人名簿」といいます。
- 配偶者(婚約者)の両親を日本へ呼びたい
- 友人を3名海外から招待したい
このように、申請人の数が2人以上になると原則、申請人名簿を添付しなければなりません。ただ逆に言えば、申請人名簿を提出するだけで複数名の招待が可能になります。
書類は最低限の追加でOK
2人になっても書類の枚数はそれほど増えません。
申請人の住所地を管轄する日本大使館・総領事館が同じであれば、日本側の招へい人は原則、申請人名簿を1枚添付するだけで複数名を同時に招待できます。
日本側で注意すべき点
日本側で1枚追加するだけとはいえ、他の書類にも同伴者に関する記載項目があります。招へい理由書や滞在予定表などにも意識を向けながら申請準備を進めましょう。
海外側で注意すべき点
- 証明写真(45mm×45mm)
- 航空便の予約確認書
- 申請人同士の関係が分かる資料，など
上記に代表されるような、申請人が通常その国で求められる書類については、人数分用意することになります。必要書類については各国大使館のWebサイトが参考になります。
申請人名簿はなぜ必要なのか
代表者を明確にするために名簿を用意します。複数名が来日する場合は、誰が誰に同伴するのかを説明しなければなりません。
申請人名簿の見本
実際に使用する申請人名簿の見本です。代表者を筆頭に、2人、3人と順番に記載していきます。
代表者のほか、申請人同士の関係性が十分に伝わらないまま審査が進むと、ビザの発給に影響を与えるだけでなく、審査期間が延びる原因にもなってしまいます。
ケーススタディ
例として、外国人配偶者の両親(2名)を招待するケースを考えてみます。
- 親族一同で日本を観光したい
- 主に招へい人が母親と連絡を取り合っている
- 母親たっての希望で父親も帯同する
上記の内容であれば、申請人代表者は母親になります。申請人(来日する外国人)同士が夫婦である旨も別途書面で伝えておくことが望ましいでしょう。
書類を提出する人
多くの場合、代表者がパスポートなどを預かり、申請書類を窓口まで持参することになります。もちろん、申請人全員で窓口へ出向いてもOKです。
申請人名簿はどこに提出するのか
書類の提出先は、申請人の住所地を管轄する日本大使館または総領事館になります。ここが申請人名簿の作成における重要ポイントです。
代理申請機関に注意
中国、フィリピン、インドなどの一部国・地域では、大使館側が指定した代理申請機関と呼ばれる窓口を経由して書類を提出します。
上記の国は大使館・総領事館への直接持参はNGなので注意してください。
申請人全員の居住地を要確認
管轄が異なると申請は受理されません。つまり、2人以上の申請で管轄がバラバラになる場合は、審査を担う大使館・領事館もバラバラになるため、申請人名簿が使用できません。
具体的な説明
原則、申請人名簿は同一の大使館/総領事館が申請人全員の居住地を管轄する場合のみ使用できます。
管轄が異なる場合は、申請人名簿を使わず、それぞれの窓口に書類一式を提出します。
管轄が変わるほど住まいの離れた方を同伴するのはまれですが、きちんと確認しておきましょう。なお、大使館のみ設置されている国(管轄が1ヵ所の国)では、このような問題は起きません。
ケーススタディ
中国に住む2名の外国人を招へいするケースについて考えてみます。
管轄が同じパターン
AさんとBさんがともに広東省に住所地を有していれば、管轄の総領事館は以下の組み合わせとなり、申請人名簿が使用できます。
- Aさん在広州日本国総領事館
- Bさん在広州日本国総領事館
管轄が異なるパターン
Aさんが広東省、Bさんが上海市に暮らしている場合は、管轄がバラバラになります。つまり、申請人名簿を使用せず、書類一式を2セット用意し、それぞれの窓口へ提出します。
- Aさん在広州日本国総領事館
- Bさん在上海日本国総領事館
その他ポイント
書類一式を別々に準備すると、それぞれの総領事館へAさんとBさんを同時に招待していることが伝わらない場合もあります。
まとめ
- 申請人全員の情報を記載する書類
- 事前に代表者を決めておきましょう
- 管轄の大使館等が異なると使用できない
作成自体は簡単なので、ぱぱっと準備してしまいましょう。なお、管轄が変わると必要書類も少し異なる場合があります。事前に調べた上で申請に臨んでください。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
