短期滞在ビザの滞在予定表の書き方と絶対に押さえておくべき11の項目

滞在予定表の書き方

短期滞在ビザ(観光ビザ)で彼氏彼女・友人・取引先を招待するには「滞在予定表」の作成・提出が必須となります。作成したとおりに行動する必要はありませんが、だからといって適当に作成すると許可の確率がガクっと下がってしまいます。このページでは、そんな滞在予定表の書き方・作成上の注意点について解説・説明しています。一発で許可が取れるよう、是非参考にしてみてください。

そもそも滞在予定表って何?

来日後の行動を詳細に記載した書類

まず、外国人を日本に呼び寄せる場合、何かしらの理由があります。そして、それが短期間の滞在(日本観光・文化体験・商談など)であれば、「短期滞在ビザ」を申請することになります。つまり、滞在予定表には短期滞在ビザに該当する活動のみを記載しなければなりません。

また、申請先となる日本大使館・総領事館は、「実際に来日した後、具体的にどういった活動を行うのか」という角度から審査を行います。そのため、滞在予定表の作成にあたっては、できるだけ詳細に来日後の行動を記載し、加えてそれが短期滞在ビザに該当する活動内容であることをきっちり書面でアピールすることが重要になります。

よくネット上では、

  • 適当に書いておいて大丈夫
  • そこまで重要な書類じゃない

などと書かれていますが、あまり鵜呑みにしないでください。確かに、上記のようなスタンスで申請されて、実際に許可を貰っている方も少なからずいらっしゃいます。しかし、申請に至った経緯や目的によって作成の難易度や来日の信憑性に大きく差があるのも事実です。

  1. 駐在先で知り合った彼女を日本観光に招待してあげる
  2. SNSでやり取りしただけの彼女で、今回が始めての来日

単純に交際相手を招待する案件であっても、(1)と(2)では作成の難易度が大きく異なってきます。勿論、(2)の方が審査のハードルは高くなります。

大使館・総領事館側では「まず、本当に彼女なのか?交際関係にあるといえるのか?」という目線で審査に入ることが予想されるので、弊所であればその疑義を正すことのできる補足資料の収集から取り掛かります。当然、滞在予定表もより厳格な審査が行われるため、(1)に比べて作成にかかる時間は延びる傾向にあります。

見通しもないのに「これを書けば有利になるだろう」と嘘の予定を組み込むのは絶対にお止めください。結婚の予定があるならなおさらです。他のビザに切り替える際や複数回招待することとなった場合に、必ずと言っていいほど書類間の辻褄が合わなくなります。その場しのぎの嘘はすぐに忘れますが、大使館や外務省にはデータとして残り続けることを肝に銘じてください。

なお、これからは具体的な書類の書き方について解説していきますので、滞在予定表の概要について詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。

短期滞在ビザ申請に必要な書類「滞在予定表」

2017.03.28

滞在予定表の書き方について

実際の滞在予定表

滞在予定表の書き方

こちらが弊所で実際に使用しているオリジナルの滞在予定表です。
(1)から(11)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

滞在予定表の原本は外務省ホームページからダウンロードすることができます。

1.作成年月日

書類を作成した日付を記入します。

提出書類の有効期限について
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と現地の大使館・領事館または代理申請機関へ提出する日が3ヵ月以上空いてしまう場合、書類を作成し直す必要があります。

2.ビザ申請人(査証申請人)の氏名

申請人(来日される方)の氏名を記入します。
氏名はパスポートに記載のあるアルファベット表記で記入してください。
2名以上を招待される場合は、代表者(メインで来日する人)以外を「ほか×名」という書き方で統一しても問題ありません。氏名の記載は不要です。

複数人(2名以上)を併せて招待する場合は、別途「申請人名簿」の作成が必要です。

3.申請人の滞在期間及び滞在日数

こちらは外務省のホームページからダウンロードできる書式には記載がありませんが、記入してあげた方が親切でしょう。
というのも、短期滞在ビザにおける滞在日数は「15日間・30日間・90日間」の3種類に区別されているからです。

短期滞在ビザの「滞在期間・滞在日数」で知っておきたい3つのこと

2016.10.22

4.申請人の入国年月日

実際に日本へ入国(空港に到着)する日付を記入します。航空便チケットを既に予約している場合は予約票通りに記入してください。下段にも同じように年月日を書き込んでいくことになりますが、平日であれば「×年×月×日~×年×月×日」とひとつの枠に5日間分をまとめてしまっても構いません。

15日間の枠で申請する場合は、そこまで時間はかからないので平日であっても1日ずつ分けて作成することをおすすめします。

5.申請人の行動予定(入国日)

この枠は入国当日の行動となるので、原則出発する空港名と入国する空港名を記入します。マニラ在住のフィリピン人を東京観光に招待する場合であれば、

日本入国(ニノイ・アキノ国際空港から成田国際空港)

このような記載になるでしょう。また、午前中に日本へ到着し、観光を楽しんでからホテルに宿泊する予定を立てているのであれば、空港名を記入したあとに訪問先の施設名などを続けて記入してください。

航空便の予約票について
来日する方の国籍によっては航空便の予約票が必要になります。ベトナムやフィリピン、中国の方であれば不要ですが、滞在予定表には空港名を記載しなければならないため、相手さんと話し合って事前に決めておいてください。

6.入国時の連絡先

この枠には招へい人(招待する人)と身元保証人両方の連絡先を記入します。仮に、あなたが招へい人と身元保証人を併せて担っている場合は、

招へい人及び身元保証人
(携帯)090-1234-5678

上記のようにひとりで両方担っている旨をしっかりと書面上でアピールした方がよいでしょう。加えて、ホテルに滞在するのであればホテルの電話番号、実家に滞在する場合で固定電話があればその番号も記入しておきましょう。

7.申請人の宿泊予定先

申請人が宿泊する施設の名称とその住所地を記入します。ホテルに滞在する場合は、省略せずに正式名称を記入してください。また、招へい人(招待する人)の自宅に宿泊するのであれば、施設名は「招へい人自宅」で問題ありません。

招へい人の自宅や実家に滞在する場合、番地や建物名は省略せず「住民票」に記載のあるとおりに住所地を記入してください。

8.申請人の行動予定

ありのままに真実をお書きください。何県から何県へ移動して、どこを観光するのか、あるいは親戚宅を訪問するのか、自分の両親との食事会を設けるのか、子どもの面倒をみるために自宅でお世話をするのか、はたまた事務所で商談や打ち合わせを行うのか、できるだけ詳細に記入してください。

訪れる観光地などが決まっていればそのまま記入していただいて結構ですが、「未定」と記載するのは極力止めてください。少しでも許可の確率を上げるためにも、相手さんと話し合ってきちんと訪問先を確定させてください。

9.入国後の連絡先・宿泊予定先

前日の連絡先・宿泊予定先と変わりがなければ、「同上」と記入してください。宿泊先のホテルが変わったり、滞在先を自宅から実家に移す場合は、必ずそれに応じた連絡先(携帯電話番号及び固定電話番号)を反映させておきましょう。

10.出国日の行動予定

この枠には、基本的に(5)で記入した空港名を逆にして記載します。ただ、入国時は成田空港だったが、出国時は羽田空港を利用するといったケースでは、

日本出国(東京国際空港からニノイ・アキノ国際空港)

このように記入します。

11.出国日の宿泊予定先

この日に日本を離れて国に帰るわけですから、宿泊予定先はありません。空欄のままでも構いませんが、弊所では「―」と記入して、この空欄は記入漏れでないことを審査官に伝えるようにしています。余計な手間だと思われるかもしれませんが、弊所はこれくらい細かい部分にまで気を配って依頼者様の書類を作成しています。

まとめ

  • 短期滞在ビザに該当する活動のみを記載すること(就労活動はご法度)
  • 「未定」や「不明」などのワードは使わない

ひとつひとつの項目でみると、難易度はそこまで高くありません。しかし、一番作成ミスが発生するのはこの滞在予定表です。多い人になると数百か所の枠を埋めていくことになるため、初めて滞在予定表を作成した方の書類を拝見すると、必ずといってよいほど書き損じや記入漏れが散見されます。

今回紹介した項目を参考にしながら、書類を作り終えたあとも何度か確認し、その都度修正を加えていくという姿勢が滞在予定表の作成には求められます。うっかりミスで許可の確率を落とさないためにも、時間をかけて丁寧に記入していってください。