短期滞在ビザの会社・団体概要説明書の書き方と重要ポイント11

短期滞短期滞在ビザの会社・団体概要説明書の書き方と重要ポイント11ビザの会社・団体概要説明書の書き方と重要ポイント11

海外で暮らす友人や彼氏・彼女、親族、取引先を日本へ短期間(90日間以内で)招待するには、短期滞在ビザという査証を現地の大使館や総領事館へ申請しなければなりません。このビザは俗に観光ビザ短期ビザとも呼ばれます。

そして、ビジネスパートナーや仕事上の取引先を日本へ呼ぶ場合、この「会社・団体概要説明書」を準備しなければならないケースがございます。

会社・団体概要説明書は既存の資料から引用してくる箇所が多く、作成の難易度も高くはありませんが、だからこそ漏れのない整ったものを用意する必要があります。

この記事では、そんな会社・団体概要説明書の書き方・作成上の注意点を詳しく紹介しています。無事に一発で許可が取れるよう、是非参考にしてみてください。

補足
会社・団体概要説明書そのものの説明アウトラインについては別ページで紹介していますので、詳しく知りたい方は下記の記事も参照してみてください。

短期滞在ビザ申請における会社・団体概要説明書のポイント3つ

2017.10.11

そもそも会社・団体概要説明書って何?

個人事業主や任意団体が作成する書類

個人が招へい人となって海外から人を招く際、招へい人の身分を明らかにする資料(住民票・戸籍謄本など)を準備することになりますが、企業や団体が招へい元となる場合、代表者の住民票を用意しても意味がありません。

なぜなら、それはあくまでも代表者個人の身分を証明しているに過ぎず、企業・団体そのものの説明がなされていないからです。

そのため、上場している企業や法人登記済の会社であれば、それぞれ会社四季報の写し登記簿謄本を準備し組織の概要を伝えていくことになるのですが、法人登記を行っていない自営業者個人事業主任意団体は上記の証明書を提出することができません。

そういった方たちのために、会社・団体概要説明書が指定されています。つまり、このページをご覧になっている自営業者や任意団体の担当者が登記簿謄本などの代わりに作成・提出するべき書類であるといえます。

会社・団体概要説明書の書き方について

実際の会社・団体概要説明書

短期滞在ビザの会社・団体概要説明書の書き方と重要ポイント11

こちらが、実際に申請で使用する会社・団体概要説明書です。(1)から(11)まで番号をふっていますので、ひとつずつ確認していきましょう。

会社・団体概要説明書の原本は外務省Webサイトからダウンロードすることができます。

(1)作成年月日

書類を作成した日付を記入します。

有効期限について
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と現地の大使館・領事館または代理申請機関へ提出する日が3ヵ月以上空いてしまう場合、書類を作成し直す必要があります。

(2)会社・団体名

今回の申請にあたって招へい機関となる会社・団体の正式名称を記載します。株式会社や一般社団法人の場合、(株)や(一社)と略さずにきちんと記入しましょう。

(3)代表者氏名

法人格を持たない任意団体(趣味のサークルなど)であれば話し合いで決められた代表者さんで構いませんが、法人格を持つ組織であれば正式な代表者名を記載しましょう。合同会社なら代表社員が、NPO法人なら理事長代表理事の方が該当します。

記載ミスに注意
担当者を記載する欄ではありません。手続き担当者について記入する箇所はまた別の書類になります。代表者が手続き担当者を兼任する場合は問題ありませんが、勘違いしないよう注意してください。

(4)所在地

本社・本店の所在地を記入します。番地などもなるべく省略しないよう意識しましょう。

(5)資本金

資本金の額を記載します。任意団体(サークルなど)や資本金の概念がないNPO法人などは「なし」と記載しましょう。

空欄はNG
会社・団体概要説明書に限った話ではありませんが、記入欄を空欄のままで提出することはなるべく避けましょう。

大使館・領事館
何か書くのを忘れてしまったのだろうか?

とあらぬ角度の審査・調査が入ることもあるので気を付けてください。

(6)年商

年商とは1年間の売上高を意味します。会社や団体が年度の間に行った営業活動によって得た売上を記載します。

(7)従業員数

(2)で記載した会社(団体)の従業員数(職員数)を記入します。

(8)事業内容

営んでいる事業の内容を記入します。特徴やセールスポイント、他社との優位性なども記載できれば十分でしょう。

(9)沿革

これまでの移り変わりを記載します。

20XX年:○○設立
20XX年:○○と業務提携
20XX年:事務所を○○へ移転
20XX年:○○事業開始

といったように年度応じて記載するのが望ましいでしょう。

(10)国内外支店等の一覧(名称・所在地・電話番号)

子会社や支店、営業所、出張所、工場、倉庫などがあればその名称・所在地を記載します。電話番号があればそちらも記入しておきましょう。

(11)今回の招へいにおける相手方との取引・交流関係及び経緯

申請人(来日する人)と知り合ったシチュエーションや、現在に至るまでどれくらいの取引・交流があるのか、また今回の招待を通じて申請人にどうなってもらいたいのか、どういった関係を結んでいきたいのかを記載します。

ただ、この(11)に関してはそこまでびっしり書き込む必要はありません。今回あなたがこの会社・団体概要説明書と一緒に作成することになるであろう招へい経緯書が、上記申請人との関係・交流過程について詳しく記載するメインの書類となります。

方法としては、招へい経緯書を先に完成させてしまい、そこから概要を抜粋するようなかたちで5~6行程度にまとめることができれば十分といえるでしょう。

まとめ

  • 該当しない箇所であっても空欄は避けましょう
  • その他提出書類との整合性を図りましょう

会社・団体概要説明書は私文書であるため、より厳格に審査される傾向にあります。申請書類の一式が完成したあとも、再度その他の資料・書類と見比べ、矛盾している記載はないか、数字の書き間違いはないかなど注意深く確認する姿勢が大切です。