法人登記をしていない個人事業主や任意団体が短期滞在ビザで外国人を日本に呼ぶ際、「会社・団体概要説明書」を添付するケースがあります。
主にビジネスパートナーや取引先を招待する場合に使用されますが、既存の資料から引用する箇所も多く、作成の難易度自体はそこまで高くありません。
この記事では、会社・団体概要説明書の書き方をテーマに解説しています。
この記事の目次
会社・団体概要説明書のおさらい
招へい元の企業情報を伝える書類です。
商用訪問で住民票は提出しない
個人が招へい人となって海外から外国人を招く際は、住民票などを添付するのが一般的です。
しかし、企業や団体が招へい機関を担う場合、代表者の住民票や戸籍謄本を用意しても意味がありません。それらは個人の身分を証明しているに過ぎず、団体そのものの説明がありません。
個人事業主や任意団体が作成
そのため、上場会社や法人登記済の企業であれば、それぞれ会社四季報の写しや登記簿謄本を準備し組織の概要を伝えていくことになります。
ただ、法人格を持たない自営業者や任意団体は上記の証明書を提出できません。
そういった方たちのために、大使館・総領事館は“会社・団体概要説明書”を指定しています。
会社・団体概要説明書の書き方
実際に現地の窓口へ提出する「会社・団体概要説明書」の見本です。
(1)から(11)まで番号をふっているので、ひとつずつ見ていきましょう。
1. 作成年月日
書類を作成した日付を記入します。
原則、各提出書類の有効期限は3ヵ月間です。作成した日付と申請する日が3ヵ月以上空いてしまう場合は書類を作成し直しておきましょう。
2. 会社・団体名
今回の申請で招へい機関となる団体の名前・事業主の屋号を記載します。
省略せずに正式名称を記入してください。
3. 代表者氏名
招へい機関となる団体の代表者氏名を記載します。記入は日本語でOKです。
担当者を記入する欄ではありません。手続き担当者については別の書類に記載項目があります。
4. 所在地
本店・本部等の所在地を記入します。番地なども省略せずに記載しましょう。
5. 資本金
資本金の額を記載します。
任意団体(サークルなど)や資本金の概念がない事業主は「該当なし」と記入しましょう。
6. 年商
年商は1年間の売上高(直近年度)を意味します。
事業主や団体が年度の間に行った営業活動で得た売上を記載してください。
7. 従業員数
2で記載した団体の合計従業員数(職員数)を記入します。
8. 事業内容
営んでいる事業の内容を具体的に記入します。
- 団体の特徴
- 過去の主な実績
- 団体としての理念
- セールスポイント
上記のような項目も併せて記載できればベターです。
9. 沿革
これまでの団体の移り変わりを記載します。
20XX年＊＊と業務提携
20XX年事務所を＊＊へ移転
20XX年＊＊事業開始
このように年度に応じて記入するのが望ましいでしょう。
10. 国内外支店等の一覧
国内外に支店や営業所、出張所、工場などがある場合に記入します。
当該支店等の正式名称・所在地・電話番号を記載してください。リスト形式でOKです。
11. 今回の招へいにおける相手方との取引・交流関係及び経緯
- 申請人(外国人)と知り合ったきっかけ
- 現在に至るまでの取引関係や交流の程度
- 招待しようと決意した直接的な理由
- 今後どんな関係を結んでいきたいか
上記のような項目を交えて文章を練っていきますが、別途招へい経緯書(招へい理由書の別紙)を作成するのであれば、ここは一旦空けておいて構いません。
まとめ
- 会社・団体概要説明書は謄本の代わり
- 空欄のままの提出は避ける
- その他提出書類との整合性を図る
会社・団体概要説明書は私文書であるため、登記簿謄本などの公文書に比べて厳しく審査される傾向にあります。
簡単に作成できる書類だからこそ、書類間の矛盾や記入ミスには十分注意してください。
この記事を書いた事務所
就労系より身分系のビザ・在留資格を多く取り扱っています。
『申請を、もっと手軽にかんたんに』がスローガンです。
